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Lohnbuchführung und Mindestlohn: Das sollten Berater jetzt beachten

Gerald Schwamberger, Steuerberater, Wirtschaftsprüfer, Göttingen

Der Mindestlohn zum 1.1.15 sorgt branchenübergreifend für Unruhe. Mit der Einführung des Mindestlohngesetzes (MiLoG) wurden den Arbeitgebern erhebliche Aufzeichnungs- und Meldepflichten übertragen. Was aber bedeutet es unter dem Gesichtspunkt der Haftung, wenn Berufsangehörige von ihren Mandanten beauftragt werden, diese zu übernehmen? Welche Tätigkeiten umfasst der Auftrag zur Erstellung der Lohnbuchführung? Und wie kann der Steuerberater diese abrechnen?

Gesetzliche Grundlagen

Mit der Einführung des MiLoG wurden Arbeitgebern erhebliche Aufzeichnungs- und Meldepflichten übertragen, die zum Teil noch umfassender durch das Arbeitnehmerentsendegesetz (AEntG), das Arbeitnehmerüberlassungsgesetz (AÜG) und das Schwarzarbeitsbekämpfungsgesetz (SchwarzArbG) zu beachten sind. Das MiLoG als Grundlage für die vorgenannten Gesetze bestimmt Bußgelder für Arbeitgeber, die gegen die gesetzlichen Bestimmungen z.B. aufgrund von nicht richtig, nicht vollständig oder nicht rechtzeitig erstellten Aufzeichnungen verstoßen haben. Diese können bis zu 500.000 EUR betragen.

Merke: Die mitarbeitende Ehefrau, die studierende Tochter, Aushilfskräfte und Putzhilfen im betrieblichen Bereich, die eine Vergütung von 450 EUR erhalten, unterliegen gem. § 8 SGB IV i.V. mit §§ 16, 17 MiLoG den Melde- und Dokumentationspflichten. Entsprechendes gilt für Betriebe gem. § 2a SchwarzArbG, soweit sie einer der Branchen nach dieser Vorschrift zuzurechnen sind.
Hinweis: Die Dokumentationspflicht besteht bereits seit dem 16.8.14. Es ist daher nicht ausgeschlossen, dass die Zollverwaltung im Fall einer Prüfung schon für den Zeitraum vor Geltung des Mindestlohns Einsicht in die Arbeitszeitdokumentation verlangt.

Überwachung der Auflagen des MiLoG und SchwarzArbG

Für die Überwachung der Auflagen des MiLoG und des SchwarzArbG sind die Zollbehörden zuständig. Nach §§ 22, 23 SchwarzArbG gelten die Vorschriften der AO. Es ist der Finanzrechtsweg gegeben. Dabei ist keine entsprechende Klarstellung im MiLoG enthalten – jedoch kann davon ausgegangen werden, dass dies auch für das MiLoG gilt. Hinsichtlich der Vollstreckung von Geldbußen und der Vollziehung des dinglichen Arrests gilt das Verwaltungsvollstreckungsgesetz des Bundes (§ 21 Abs. 5 MiLoG).

Eine Prüfung beinhaltet in der Regel eine Befragung der Arbeitnehmer und die Prüfung der Geschäftsunterlagen beim Arbeitgeber. Die Mindestlohnprüfungen erfolgen auf der Grundlage des MiLoG, AEntG und des AÜG. Demzufolge ist auch zu prüfen, ob die Tätigkeiten des Betriebs oder der Betriebsabteilung unter einen AEntG-Tarifvertrag fallen. Der Prüfungsschwerpunkt liegt daher auf den Geschäftsunterlagen. Die Prüfer werden sich neben Lohnunterlagen und Arbeitszeitaufzeichnungen auch Ein- und Ausgangsrechnungen, Angebote etc. vorlegen lassen. Einige Arbeitgeber führen keine Arbeitszeitaufzeichnungen, weil keine Verpflichtung dazu besteht. In diesen Fällen wird Einsicht in die Betriebsorganisation genommen, um auf die Arbeitszeiten schließen zu können.

Erstellung der Lohnbuchführung durch Steuerberater

Grundsätzlich besteht für den Steuerberater bei der Erstellung der Lohnbuchführung der Auftrag, die Lohn- und Gehaltsabrechnungen sowie die entsprechenden Meldungen an Sozialversicherungsträger sowie das FA zu erstellen und zu übermitteln. Diese Tätigkeiten werden nach § 34 Abs. 1 bis 4 StBVV vom Steuerberater abgerechnet. Dieser Auftrag gilt auch weiterhin.

Sicherlich wird jeder Berufsangehörige, der Lohnbuchführungen für seine Mandanten erstellt, diese auf die Pflichten aus den vorgenannten Gesetzen hinweisen. Nach Meinung des Autors besteht hierzu zwar keine Verpflichtung, jedoch dürfte eine fruchtbare Zusammenarbeit nur dann gewährleistet sein, wenn entsprechende Hinweise erfolgen, da der Mandant diese von seinem Steuerberater erwartet.

Werden Berufsangehörige von ihren Mandanten beauftragt, die Dokumentations- und Meldepflichten zu erledigen, wird zumindest ein Teil der Haftung aus dem MiLoG und den weiteren Gesetzen auf den Steuerberater übertragen. Entsprechende Aufträge sind nicht durch den vorgenannten Auftrag zur Erstellung einer Lohnbuchführung abgedeckt, sodass es sich hierbei um einen oder mehrere zusätzliche Aufträge für die Berufsangehörigen handelt.

Merke: Ein Großteil der Dokumentationen, zu denen der Arbeitgeber aus dem MiLoG und den weiteren Gesetzen verpflichtet ist, kann nur von ihm selbst oder seinen Mitarbeitern erstellt werden. Berufsangehörige können lediglich den Auftrag erhalten, die vorgelegten Dokumentationen auf ihre Richtigkeit und ihre rechtzeitige Erstellung in der vorgeschriebenen Weise zu überprüfen. Eine  Vollständigkeitsprüfung ist nicht möglich. Die Meldepflichten können nur insoweit von Berufsangehörigen übernommen werden, als sie von ihren Auftraggebern rechtzeitig vollständige Angaben erhalten.

Haftung und Vertretung der Arbeitgeber durch Steuerberater

Die Haftung des beauftragten Steuerberaters erhöht sich, je umfassender ein Auftrag zur Hilfeleistung im Zusammenhang mit dem Mindestlohn erteilt wird. Um dies haftungsbegrenzend zu dokumentieren, sollte der Auftrag auf jeden Fall schriftlich vereinbart werden. Nach ständiger Rechtsprechung der Zivilgerichte haften Steuerberater auch für solche Tätigkeiten, die über das übliche Maß der Auftragserteilung hinausgehen, wenn aufgrund von durch die Berufsangehörigen in der Vergangenheit erledigten Tätigkeiten ein umfassender Auftrag – z.B. für die Lohnbuchführung – vorliegt.

Steuerberater sind gegenüber den sachlichen Feststellungen der Zollbehörden im Zusammenhang mit dem MiLoG und dem SchwarzArbG berechtigt, ihre Mandanten zu vertreten. Dies gilt nicht hinsichtlich der Bußgeldvollstreckung nach § 21 MiLoG.

Auswirkungen auf Sozialversicherung und Lohnsteuer

Nach § 18 Abs. 1 MiLoG unterrichten die Behörden der Zollverwaltung die zuständigen örtlichen Landesfinanzbehörden über Meldungen nach § 16 Abs. 1 und 3 MiLoG.

Praxishinweis:  Es kann davon ausgegangen werden, dass Feststellungen durch die Zollbehörde im Rahmen des MiLoG über die Landesfinanzbehörden an die Deutsche Rentenversicherung weitergegeben werden, sodass im Rahmen von Lohnsteueraußenprüfungen und Prüfungen der Deutschen Rentenversicherung entsprechende Konsequenzen bei nicht ordnungsgemäßen Meldungen und Dokumentationen von Arbeitgebern gezogen werden. Dem kann ein erhebliches Potenzial an Haftungsrisiken für Steuerberater innewohnen.

Abrechnung von Leistungen nach MiLoG und SchwarzArbG

Leistungen, die den Berufsangehörigen aufgrund des MiLoG und SchwarzArbG zusätzlich von ihren Mandanten übertragen wurden, sind nicht nach den Vorschriften des § 34 Abs. 1 bis 4 StBVV abzurechnen. Zum Teil handelt es sich um Tätigkeiten, die bei der Lohnbuchführung anfallen und dann nach § 34 Abs. 5 StBVV mit der Zeitgebühr nach § 13 StBVV abgerechnet werden können. So ist die Begleitung von Prüfungen der Zollbehörde gem. § 34 Abs. 5 StBVV mit der Zeitgebühr nach § 13 StBVV abzurechnen. Eine Vertretung der Mandanten gegenüber der Zollbehörde im Rahmen eines Rechtsbehelfs gegen den Bescheid ist gem. § 40 StBVV abzurechnen; für das nachfolgende gerichtliche Verfahren gilt das RVG. Eine Vertretung gegenüber Bundesbehörden wegen der Vollstreckung von Bußgeld und dinglichem Arrest nach dem Verwaltungsvollstreckungsgesetz des Bundes dürfte Rechtsanwälten vorbehalten sein.

Beratungen und Überprüfungen von Ordnungsmäßigkeit und Richtigkeit der nach den genannten Gesetzen erforderlichen Dokumentationen für die Mandanten sind vereinbare Tätigkeiten i.S. des § 57 Abs. 3 StBerG, soweit sie nicht als rechtsberatend anzusehen sind (z.B. für Arbeitsverträge und alle sonstigen arbeitsrechtlichen Belange). Die Honorierung dieser Tätigkeiten erfolgt danach gem. §§ 612, 632 i.V. mit §§ 315, 316 BGB nach der üblichen Gebühr.

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